Atividade Prática Gestão de Eventos

Atividade Prática – Gestão de Eventos

Mini Wedding – Carla e Fábrio

OBJETIVOS
A proposta desta atividade prática está amparada nos seguintes objetivos:
• Refletir sobre os tipos de produção de eventos;
• Conhecer as técnicas, ferramentas e passos básicos para a organização de
eventos;
• Aplicar as técnicas de planejamento e execução aprendidas para a realização
do planejamento de um mini wedding.
RECURSOS
– Computador com acesso à internet;
– Planilha de excel ou word e power point (para montar apresentação de slides).
PROCEDIMENTOS PRÁTICOS
Atividade proposta
Planejamento de um evento (mini Wedding fictício) em sua cidade.
Procedimentos para a realização da atividade
Etapa 01:
Leia as informações abaixo:
A indústria de eventos para casamentos geralmente gera dinheiro. Os
casamentos são eventos significativos na vida das pessoas e muitos casais desejam
celebrar esse momento especial com seus amigos e familiares.
Isso cria uma demanda por serviços e produtos relacionados a casamentos,
como planejadores de casamento (gestores de eventos, promoters), locais de recepção
(salões de eventos, chácaras, igrejas), serviços de catering (buffet e coquetelaria),
fotógrafos (vídeo e foto), floristas (floriculturas), empresas de aluguel de equipamentos e
decoração, músicos e DJs, entre outros, ufa… organizar um casamento dá trabalho!
A indústria de eventos para casamentos é bastante lucrativa, especialmente em
regiões onde os casamentos são tradicionalmente grandes celebrações e os casais estão
dispostos a investir em detalhes e experiências personalizadas.
No entanto, o sucesso financeiro nesse setor pode variar dependendo da
localização geográfica, da economia local, da concorrência, da reputação do negócio e de
outros fatores.
É importante ressaltar que a indústria de eventos para casamentos também pode
ser sazonal, com períodos de alta demanda, como durante a primavera e o verão, e
períodos mais calmos em outras épocas do ano.
Além disso, as flutuações econômicas e outros eventos imprevistos podem afetar
a disposição das pessoas em gastar dinheiro com casamentos.
Portanto, é essencial que as empresas desse setor e os profissionais da gestão
de eventos (você, no caso) sejam adaptáveis, criativas e capazes de oferecer serviços de
qualidade para se destacarem e garantirem o sucesso financeiro.
Fonte: Acervo próprio Word

O papel do Gestor de Eventos
Um gestor de eventos, também conhecido como promoter, organizador de
eventos ou planejador de eventos, é responsável por planejar, coordenar e executar todos
os aspectos envolvidos na realização e entrega com qualidade de um evento.
Esses profissionais desempenham um papel fundamental na indústria de
eventos, seja para casamentos, conferências, exposições, festivais, lançamentos de
produtos ou qualquer outro tipo de evento.
Aqui estão algumas das principais responsabilidades e atividades de um gestor
de eventos:
Definição dos objetivos do evento
O gestor de eventos trabalha em conjunto com o cliente para entender e definir os objetivos
do evento. Isso pode incluir estabelecer metas específicas, como aumentar a
conscientização sobre uma marca, gerar vendas, promover networking ou fornecer
entretenimento.
Orçamento e planejamento financeiro
O gestor de eventos é responsável por desenvolver e gerenciar o orçamento do evento.
Isso envolve estimar os custos envolvidos em cada aspecto do evento, como local,
decoração, equipamentos de áudio e vídeo, catering, entre outros. Eles também são
responsáveis por acompanhar os gastos e garantir que o evento permaneça dentro do
orçamento estabelecido.
Seleção e reserva de fornecedores
O gestor de eventos pesquisa, seleciona e contrata fornecedores e prestadores de serviços
necessários para o evento. Isso pode incluir fornecedores de alimentos e bebidas,
empresas de aluguel de equipamentos, artistas, palestrantes, fotógrafos, entre outros. Eles
negociam contratos, estabelecem prazos e garantem que todos os detalhes sejam
acordados e documentados.
Coordenação logística
O gestor de eventos é responsável por toda a logística do evento. Eles lidam com questões
como a seleção e reserva do local, organização do transporte, alojamento para os
participantes, layout do espaço, planejamento da agenda do evento e coordenação das
atividades no local.
Gerenciamento de equipes
Dependendo do tamanho do evento, o gestor de eventos pode supervisionar uma equipe
de profissionais, como coordenadores de eventos, assistentes, técnicos de som e
iluminação, recepcionistas, entre outros. Eles atribuem tarefas, supervisionam o trabalho
das equipes e garantem a colaboração eficiente entre todos os envolvidos.
Coordenação do dia do evento
No dia do evento, o gestor de eventos supervisiona todas as atividades para garantir que
tudo ocorra conforme planejado. Eles coordenam a chegada e a configuração dos
fornecedores, supervisionam a equipe, resolvem problemas de última hora, garantem a
execução do cronograma e lidam com qualquer imprevisto que possa surgir.
Avaliação pós-evento
Após o término do evento, o gestor de eventos realiza uma avaliação para analisar o
sucesso do evento, identificar áreas de melhoria e coletar feedback dos participantes e
clientes. Isso ajuda a aprimorar futuros eventos e a manter relacionamentos com clientes e
fornecedores.
Logo, um gestor de eventos é responsável por todas as etapas do processo de
planejamento e execução de um evento, desde a definição dos objetivos até a avaliação
pós-evento.
Eles desempenham um papel fundamental na garantia do sucesso e satisfação
dos participantes, coordenando todos os detalhes logísticos e operacionais do evento. No
caso de um mini wedding, o foco é agradar e atender bem aos seus clientes, os noivos!
Fonte: Acervo próprio Word
Desafios da gestão de eventos
O maior desafio quando falamos em gestão de eventos é lidar com pessoas
difíceis durante a organização do evento, desde clientes, colaboradores e até
fornecedores… é um tanto quanto desafiador! Você como um (a) profissional competente
da gestão de eventos irá se sair bem neste quesito com os direcionamentos a seguir.
Situações que podem ocorrer durante ao planejamento, organizações e entrega
de um evento:
Diferenças individuais
Cada pessoa é única, com personalidades, experiências, habilidades e perspectivas
diferentes. Essas diferenças podem levar a mal-entendidos, conflitos e dificuldades na
comunicação e na colaboração.
Para sair destes conflitos é sempre importante ouvir a outra parte e buscar soluções
agradáveis para todos.
Conflitos de interesse entre o casal
As pessoas têm objetivos e interesses individuais, que nem sempre estão alinhados com
os interesses do outro, isso acontece também com casais, quando estão planejando o
casamento. É necessário que você dê opções ou casal e também espaço para que possam
decidir.
Comunicação ineficaz
A comunicação é essencial no ambiente de trabalho, mas nem sempre é clara e eficaz. Malentendidos, falta de clareza, falta de escuta ativa e problemas de comunicação não verbal
podem levar a erros, frustrações e conflitos.
Saber se comunicar bem com clientes, colaboradores e fornecedores é essencial neste
ramo.
Hierarquia e poder
Em muitos locais de trabalho, existem estruturas hierárquicas e diferenças de poder entre
os membros da equipe. Isso pode criar dinâmicas de poder desequilibradas, dificultando a
colaboração e a tomada de decisões justas. Logo, tenha bem em sua equipe o papel de
cada um e a quem respondem.
Estresse e pressão
O ambiente de trabalho de gestão de eventos muitas vezes envolve prazos apertados,
demandas intensas e pressão por resultados. Isso pode aumentar o estresse e afetar
negativamente as interações entre as pessoas, levando a conflitos e dificuldades na
comunicação.
Neste sentido sempre é importante saber reagir com calma e foco, para entregar o evento
da melhor forma possível deixando o processo mais leve e agradável.
Falta de habilidades de gestão de conflitos
Nem todas as pessoas têm habilidades eficazes para lidar com conflitos de forma
construtiva. A falta de habilidades de resolução de conflitos pode levar a ressentimentos,
falta de cooperação e deterioração dos relacionamentos interpessoais.
Evite estas situações, negociações e sanções são comuns de acontecer, mas sempre preze
pela ética e pelo respeito ao próximo.
Embora lidar com pessoas no trabalho possa ser desafiador, é importante
desenvolver habilidades de comunicação, empatia, resolução de conflitos e trabalho em
equipe.
Investir em um ambiente de trabalho positivo, promover a diversidade e a
inclusão, e incentivar a colaboração pode ajudar a superar esses desafios e criar relações
mais saudáveis e produtivas no local de trabalho.
Lembre-se, lidar com pessoas, não é simples, mas você pode se posicionar de
forma leve e organizada buscando oferecer o melhor evento para seus clientes, neste caso,
um mini wedding muito agradável e animado!
Fonte: Acervo próprio Word
Afinal, o que é um mini wedding?
É um casamento pequenino, literalmente! As características principais de um mini wedding
incluem:
Número reduzido de convidados
Geralmente, um mini wedding tem até 50 convidados, embora esse número possa variar
dependendo das preferências dos noivos. A ideia é criar uma atmosfera acolhedora e
íntima, permitindo que os noivos interajam mais de perto com cada convidado.
Fonte: Acervo próprio Word
Local intimista
Os mini weddings costumam ser realizados em locais mais compactos e aconchegantes,
como jardins particulares, restaurantes charmosos, casas de campo ou espaços
alternativos, como vinícolas, praias ou até mesmo em casa. O ambiente é cuidadosamente
decorado para criar uma atmosfera acolhedora e personalizada.
Fonte: Acervo próprio Word
Personalização
Com um número menor de convidados, os casais têm a oportunidade de personalizar cada
detalhe do casamento de acordo com seus gostos e preferências. Desde o menu e a
seleção de bebidas até a decoração, os noivos têm mais flexibilidade para criar uma
experiência única e especial.
Fonte: Acervo próprio Word
Interação próxima
Uma vantagem do mini wedding é que os noivos podem passar mais tempo interagindo e
aproveitando a presença de cada convidado. Isso cria um ambiente mais relaxado e
propício para conversas significativas e momentos compartilhados.
Fonte: Acervo próprio Word
Menor custo
Devido ao número reduzido de convidados, os mini weddings tendem a ter um custo total
menor em comparação com casamentos tradicionais. Isso permite que os noivos invistam
em detalhes mais refinados e personalizados, como uma culinária gourmet, uma seleção
de vinhos premium ou uma decoração mais elaborada.
Fonte: Acervo próprio Word
Cerimônia mais simplificada
Os mini weddings muitas vezes têm uma cerimônia mais curta e simplificada, sem perder o
significado e a emoção do casamento. Isso permite que os noivos e seus convidados se
concentrem nos momentos mais importantes e intensos da celebração.
Fonte: Acervo próprio Word
Em resumo, um mini wedding é uma opção de casamento íntimo, com um número reduzido
de convidados, focado em criar uma experiência personalizada e aconchegante.
É uma alternativa para casais que preferem uma celebração mais intimista, com atenção
aos detalhes e interação próxima com os convidados.
Fonte: Acervo próprio Word
Etapa 02:
Depois que você conheceu a importância e os passos essenciais para a produção de um
evento e entendeu mais sobre o mini wedding, agora é a sua vez de praticar!
Para realizar a atividade proposta, você deve realizar o planejamento de um mini
wedding fictício em sua cidade. Para isso, após ler atentamente as informações do item
01, você deve seguir as seguintes etapas:
a) Você irá planejar o casamento de Carla e Fábio, eles optaram por um mini wedding (para
40 pessoas) e possuem 25 mil reais para realizar o evento e deixaram TUDO a sua
escolha, então use sua criatividade!
LEMBRE-SE: O evento acontecerá em sua cidade, portanto, você deverá pesquisar
fornecedores, opçõesde locais, menus, bebidas, valores, e tudo mais que engloba
um casamento e montar duas propostas de planejamento do evento (uma mais
cara e outra mais barata – mantendo o orçamento), em slides no power point, para
exibir ao casal.
b) Liste TODOS os pontos mais importantes que um casamento precisa ter (como local da
cerimônia, local da recepção, decoração, música, doces, foto e vídeo, buffet, bar, etc.)
E, também, os detalhes que o evento deve ter (como convites, lembrancinhas,
segurança, energia, equipamentos de som, mapa de acesso ao local, limpeza do local,
etc.), de acordo com o padrão de um mini wedding, claro.
c) Faça uma pesquisa em sua cidade sobre fornecedores que atendem casamentos e
festas para ter uma noção de valores e das possibilidades que podem existir e que você
considerará para montar um casamento completo para Carla e Fábio.
d) Pesquise fotos e ideias de decoração, lembrancinhas, detalhes do casamento no
Pinterest e coloque também em sua apresentação de slides, para que os noivos
compreendam as ideias de sua proposta.
e) Após isso, você irá montar uma única apresentação de slides, na qual você apresentará
2 propostas aos noivos Carla e Fábio, uma mais cara e uma mais barata para eles
decidirem. Nesta apresentação você deve inserir todas as informações necessárias
sobre o evento, dados, valores, datas e fotos de ideias das suas propostas, para que
não fique nenhuma dúvida acerca do evento. Sua apresentação deve ter até 12 slides.
Etapa 03:
Após a finalização de sua apresentação, confira se ele atende às exigências proposta
nesta atividade. Em seguida salve sua apresentação em power point, e, na sequência
salve seu arquivo em nuvem. Caso haja compatibilidade anexe a apresentação no AVA
também, mas não se esqueça de que é necessário o link do arquivo salvo em
nuvem anexado no ANEXO I.
Principais etapas para a completude da atividade prática:
Etapa 1 – Leitura do material apresentado como exemplo e reflexão sobre os principais
elementos da gestão de eventos e da organização de um mini-wedding.
Etapa 2 – Criação da apresentação do planejamento do mini wedding, no power point, que
deve ser salvo em nuvem.
Etapa 3 – Envio do link, no qual consta a apresentação em power point salva em nuvem.
Inserir link no formulário de entrega da atividade (Anexo I).